Waarom elke werkgever zou moeten vragen: “Hoe organiseer jij je werk?”
In de hectiek van alledag vergeten we soms de meest eenvoudige én krachtige vragen. Eén daarvan is:
“Hoe organiseer jij nou je werk?”
Deze ogenschijnlijk simpele vraag verdient een vaste plek in het gesprek tussen werkgevers en werknemers. Niet alleen wanneer er signalen zijn dat iemand vastloopt, maar juist ook preventief. Want wie snapt hoe iemand werkt, begrijpt vaak ook waarom iemand zou kunnen vastlopen, uitvallen of juist floreert.
De waarde van deze vraag
Veel werkgevers focussen op wát er gedaan wordt, en in welke hoeveelheid. Maar hoe dat werk precies tot stand komt, blijft vaak onderbelicht. Toch zit daar een wereld aan informatie in:
- Hoe plant iemand zijn dag of week?
- Waar liggen de prioriteiten?
- Hoe wordt omgegaan met onderbrekingen en deadlines?
- Hoe wordt er samengewerkt?
- Welke tools en systemen worden gebruikt – of juist niet?
Antwoorden op dit soort vragen creeren de mogelijkheid om, indien nodig, gerichte ondersteuning te bieden of verbeteringen aan te brengen. Zo kan onnodige stress, inefficiëntie of zelfs uitval voorkomen worden.
Preventief vragen voorkomt problemen
Als leidinggevende hoef je geen expert in timemanagement te zijn om het gesprek aan te gaan. Door regelmatig te vragen naar iemands werkaanpak, geef je werknemers ruimte om stil te staan bij hun eigen manier van werken. Bovendien signaleer je sneller of iemand bijvoorbeeld structureel te veel hooi op zijn vork neemt, moeite heeft met prioriteiten stellen of geen overzicht ervaart.
Door vroegtijdig te praten over werkorganisatie wordt werkdruk eerder bespreekbaar en kan uitval worden voorkomen.
Reageren op signalen: niet te laat, maar op tijd
Ook als een werknemer signalen afgeeft – zoals verminderde concentratie, vertragingen of vermoeidheid – is de vraag hoe hij of zij het werk organiseert cruciaal. Niet als controle, maar als uitnodiging tot reflectie:
- Klopt de werklast met de beschikbare tijd?
- Zijn er duidelijke doelen en structuur?
- Worden afleidingen effectief gemanaged?
Door hierop door te vragen, ontstaat vaak ruimte voor praktische verbeteringen, zoals realistischere deadlines, het herverdelen van bepaalde taken, duidelijkere werkafspraken en het aanleren van timemanagementvaardigheden.
Timemanagement: geen luxe, maar een noodzaak
Timemanagement is geen trucje, maar een fundamentele vaardigheid voor duurzame inzetbaarheid. Werknemers die hun tijd goed weten in te delen, ervaren:
- Minder stress
- Meer grip op hun werk
- Grotere tevredenheid over hun prestaties
Werkgevers die de ontwikkeling voor wat betreft deze vaardigheid ondersteunen indien van toepassing – bijvoorbeeld via trainingen of coaching – investeren in productiviteit én welzijn.
Tot slot: het begint met een vraag
Werkoptimalisatie begint niet met spreadsheets of KPI’s, maar met een gesprek. Door regelmatig te vragen:
“Hoe organiseer jij je werk eigenlijk?”
... toon je oprechte interesse, zet je de deur open voor verbetering, en laat je zien dat het meer gaat over op een goede, slimme en gezonde manier werken dan om hard werken.
En dat maakt het verschil.