Timemanagement; hoe ga jij om met jouw mailbox? Inclusief 6 concrete tips.

Onlangs las ik een interessant artikel over het gebruik van e-mail. Daarin stond centraal dat e-mail veel aandacht vraagt. Er wordt gesproken over stress die ontstaat doordat mensen, zonder plan, continu hun mailbox checken en zo steeds afgeleid worden. Dat is wat ik ook geregeld zie gebeuren. En boxen zitten vaak vol, aardig vol. 

In dit artikel wordt ook de vraag gesteld of we ook zonder kunnen. Er zijn voorstanders van een leven zonder e-mail en ook mensen die daar daadwerkelijk mee experimenteren. Kunnen we inderdaad nog wel zonder e-mail en is dat echt nodig?

Vanuit mijn timemanagement point of view denk ik dat e-mail vooralsnog een prima rol in ons (werkend) bestaan kan blijven vervullen, maar dat het kanaal vaak op een verkeerde manier gebruikt wordt. 

Je mailbox is een tussenstation

Het is belangrijk om terug te gaan naar het doel van een mailbox. Is het niet “slechts” een communicatiekanaal waarop steeds nieuwe items binnenkomen waarvan we ons moeten afvragen wat we ermee moeten doen? Het gaat dan dus om een “tussenstation”, een plek van waaruit er wordt doorgesluisd naar een andere locatie. Maar nemen we wel de tijd om door te sluizen? En als we willen doorsluizen, weten we dan wel waar naar toe? Het antwoord op beide vragen blijkt vaak nee, of in ieder geval onvoldoende, is mijn ervaring. En ja, dan ontstaat er stress en nee, dat is niet bevorderlijk voor de productiviteit.

E-mails verwerken

Maar, moeten we dan stoppen met mailen? Nee, dat geloof ik niet. Wel zouden we meer tijd moeten nemen om e-mails te verwerken, dus om in een vroeg stadium beslissingen te nemen over wat we er wel of niet mee doen. We hebben dan ook goede “bestemmingen” nodig, zodat we goed kunnen verwerken. Zodat het kanaal “schoon” blijft en gewoon een kanaal kan zijn. Niet meer, niet minder. 

Het gaat dus meer over de manier van werken en daar hebben velen van ons op school niet zoveel over geleerd. Er zijn natuurlijk mensen die van nature gestructureerd kunnen inrichten en (ver)werken maar voor velen zou meer aandacht hiervoor heel nuttig zijn. En het goede nieuws is: dat hoeft in de basis niet heel ingewikkeld te zijn. Juist niet. Let’s Keep It Smart & Simple.

De essentie van een systeem

Mijn ervaring is dat veel mensen geleefd worden door alles wat er op hen afkomt. Door “live” vragen, telefoontjes, sms’jes, appjes, ideeën die oppoppen in het hoofd en grotendeels door de e-mails die ze ontvangen. Ik zie vaak dat men de mailbox als een soort “takenlijst” probeert te gebruiken. Gek eigenlijk, want erg overzichtelijk is zo’n mailbox meestal niet. De berichten die erin staan zijn door anderen voorzien van een onderwerp en hebben (op het moment dat jij ze ziet) een datum en tijd in het verleden. Tevens staan de mails niet in de ideale volgorde om opgepakt te worden (en je kunt er niet mee schuiven). Met andere woorden, vanuit je mailbox kun je niet plannen. 

Met genoeg drive, en ondanks het meerdere keren lezen van mails, wordt er vaak nog aardig wat werk verstouwd maar of dan de juiste prioriteiten worden gesteld en of deze manier de werkdruk ten goede komt? Ik denk van niet. Het kan anders!

Een systeem inrichten en gebruiken

Als we (m.b.v. de beschikbare middelen) zorgen voor een goede inrichting van kanalen, voor een gestructureerd archief, voor een heldere en rustige agenda met daarin alleen afspraken en voor  éé n fijne plaats voor to do’s dan creëren we een “systeem”. 

Vervolgens kunnen we dat systeem gebruiken door tijd te maken om alles dat binnenkomt via de kanalen te verwerken. Je bepaalt voor ieder binnenkomend “item” wat je ermee gaat doen en wanneer. Je geeft het een plek in je systeem. 

Met een goed “systeem” verwerk je consequent de nieuwe items op vaste momenten. Je wordt niet langer geleefd, maar hebt grip op je werk. Je creëert ruimte om proactief te kunnen zijn. 

Inzicht en invloed

Om je “systeem” goed te kunnen inrichten en er vervolgens goed mee te kunnen (ver)werken heb je wel inzicht nodig in een aantal factoren waar je rekening mee moet houden. Dat zijn factoren op organisatieniveau, op individueel niveau en, indien je onderdeel bent van een team, ook op teamniveau. En op een aantal van die factoren kun je vervolgens weer invloed uitoefenen. 

Als we bijvoorbeeld onderdeel zijn van een team dan moeten we voor wat betreft het inrichten van en verwerken met ons eigen systeem ook rekening houden met de teamdoelen, de taakverdeling, de werkafspraken en de onderlinge communicatie. Werkafspraken m.b.t. cc-mails en de bereikbaarheid hebben bijvoorbeeld invloed op de afwegingen die jij kunt maken. Er is vaak nog veel winst te behalen als het gaat om duidelijkheid en overeenstemming qua doelen, taken en werkafspraken en ook als we kijken naar hoe goed we elkaar kennen en hoe we daar rekening mee kunnen houden. Hier kun je samen invloed op uitoefenen. 

Kortom, ik geloof niet dat we de e-mails zouden moeten verbannen. Ik geloof wel dat we o.a. de mailbox als kanaal (samen) anders moeten gebruiken om te voorkomen dat we er door geleefd worden en/of erin verzuipen. Aandacht voor het grotere geheel is dan van belang.

Tips

Tot slot deel ik graag zes tips die bijdragen aan het beheren van je mailbox en het verbeteren van je productiviteit.

Tip 1: Denk eens na over jouw systeem & probeer het te optimaliseren voor jezelf. 

Het gaat hierbij om het creëren van een slimme manier om items een plek te kunnen geven en je werk te kunnen plannen. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

-> Hoe "vol" is jouw mailbox of de mailbox die je beheert voor iemand anders?

-> Blijven mails soms te lang staan? Zo ja, waardoor komt dit?

-> Kun je mails makkelijk archiveren?

-> Werk je met een archief op bijvoorbeeld een harde schijf of in de cloud? Zit daar een prettige structuur in waardoor je makkelijk kunt opbergen en zoeken?

-> Hoe overzichtelijk is je agenda? Staan er alleen afspraken in? Of ook taken?

-> Is er een overzichtelijke plek waar je to do's verzamelt en kunt ordenen?

Tip 2: Stel vast welke factoren invloed hebben op jouw beslissingen.

Hierbij gaat het om de beslissingen die jij moet nemen tijdens het inrichten en tijdens het verwerken en plannen. 

Qua factoren op organisatieniveau kun je bijvoorbeeld denken aan doelen, beschikbare faciliteiten en wet-/regelgeving waar de organisatie mee te maken heeft. Op individueel niveau gaat het o.a. over jouw waarden, kwaliteiten en valkuilen. Voor wat betreft teamniveau zij hierboven al de nodige factoren voorbijgekomen. 

Ga na of je voldoende inzicht hebt en probeer voldoende invloed uit te oefenen. 

Tip 3: Plan vaste momenten waarop je nieuw binnengekomen items verwerkt/plant.

Het is verstandig om nieuwe items, waaronder mails, zoveel mogelijk te verwerken op een paar vaste momenten per dag. Het is handig om die momenten te blokken in je agenda. De tijd die je niet gebruikt om te verwerken en te plannen kun je besteden aan afspraken of taken.

Tip 4: Oefen invloed uit op jouw bereikbaarheid.

Zet je telefoon bijvoorbeeld op stil of zonder je even af qua werkplek. Je kan op die manier voorkomen dat je gestoord wordt. Natuurlijk dien je hierbij rekening te houden met je functie en de (werk)afspraken daarover.   Dit vraagt uiteraard wel om een bepaalde discipline, consequentie en afstemming (juiste verwachtingen/duidelijkheid m.b.t. bereikbaarheid). Goed om in gedachten te houden: als je geconcentreerd aan het werk bent kost het zo’n 23 minuten om terug te komen in diezelfde concentratie (!). De moeite waard dus om hier bewust mee om te gaan.

Tip 5: Houd vast aan je eigen prioriteiten.

Verder is het belangrijk dat je je niet laat beïnvloeden/verleiden door de belangen van de ander. Iets dat voor een ander urgent is hoeft dat voor jou niet te zijn (en dan hebben we het nog niet over of het ook belangrijk is). Door een wat minder (of te) scherpe planning van een ander hoef jij niet meteen in de actiemodus te schieten. Blijf scherp. Bekijk het vanuit jezelf, rekening houdend met de factoren. Natuurlijk kun/wil je mensen helpen maar laat het niet teveel ten koste gaan van jouw eigen planning.

Tip 6: Wees duidelijk en realistisch.

Wees duidelijk en voorkom een te ambitieuze planning. Zeg nee en/of delegeer waar nodig. Zorg ervoor dat je jouw planning waar kan maken zodat je het overzicht kunt bewaren en je aan afspraken kunt houden. Maak dingen bespreekbaar indien nodig. Let op: ook hierbij gaat het om discipline, om consequent zijn en om assertief zijn! Hoe meer overzicht en inzicht je hebt hoe beter je kunt reageren en plannen.