Van allerlei lijstjes naar 1 goede takenlijst; hoe en waarom?

Lijstjes! Iedereen kent ze wel. Sommigen houden ervan. Anderen worden er wat minder blij van.

Hoe houd jij bij wat je allemaal moet en/of wil doen? Ben je in de lead van wat je moet/wil doen? Wie bepaalt er eigenlijk hoe jouw werkdagen eruit zien? Jijzelf of de mensen achter de verzoekjes? En wiens belang/prioriteit is leidend?

In deze blog duiken we in het onderwerp “lijstjes”, of eigenlijk “lijst”. Ik hoop je te kunnen triggeren en inspireren. Ook hoop ik dat je er bruikbare tips uit kunt halen om jouw manier van werken te optimaliseren. Veel leesplezier!

Hoe ontstaan ze, die lijstjes? 

Er komt veel op ons af, via allerlei kanalen. We willen dingen onthouden en merken vaak toch dat ons hoofd daar niet helemaal toe in staat is. Als we bepaalde dingen niet kwijt kunnen of niet kunnen noteren dan bestaat  er een reële kans dat ze vergeten worden. Ons hoofd, ofwel ons brein, gebruiken we idealiter voor nadenkwerk en zouden we van voldoende rust moeten voorzien om alle prikkels die tot ons komen te kunnen verwerken. Het is dus inderdaad verstandig om dingen die we willen onthouden of moeten doen elders te bewaren en te bewaken. Zo beschermen we ons brein (door ervoor te zorgen dat het er niet te druk/vol wordt) en reduceren we de kans op het vergeten van zaken aanzienlijk. En, zo kunnen we rustig blijven nadenken en slinkt de kans dat we overprikkeld raken.

Wat gebeurt er vaak? We zoeken wel naar oplossingen om niks te vergeten maar denken daar meestal niet op een wat meer overkoepelende manier over na. Wat vaak gebeurt is dat er snel diverse (soorten) lijstjes ontstaan, zoals een to-do lijst op papier, in een notitieboekje, in Excel of op diverse “borden” (bv. Trello), niet-te-vergeten-acties op post-its (waarvan mooie, kleurrijke verzamelingen ontstaan op het bureau of op (de randen van) een computerscherm) of een serie van rood gevlagde mails. Ook bevinden zich mogelijk ergens nog gedeelde (project)taken. Het kan dus zomaar een mix worden van to do’s op papier en digitaal. En… dan proberen we vaak toch ook nog maar wat dingen te onthouden en zien we zo toch stiekem ons hoofd ook nog als “lijstje”. Herkenbaar?

Welk gevaar ligt op de loer?

Het hebben van meerdere lijstjes maakt het lastig om zaken goed op elkaar af te (blijven) stemmen. To do’s worden dan wel genoteerd, met de intentie om niks te vergeten, maar zie je door de bomen het bos nog wel? Als er niet 1 plek is waar alles zich bevindt hoe stel je dan eigenlijk jouw prioriteiten, steeds weer opnieuw? Hoe bepaal je, zonder één duidelijk overzicht, wat er eerst moet gebeuren, en wat daarna? Hoe houd je jouw planning up-to-date? Hoe houd je jouw hoofd echt koel?

En, hoe houd je papieren takenlijstjes overzichtelijk? We houden van afvinken. Herken je dat? Een blaadje met taken, een deel voorzien van een dikke streep, want gedaan, hier en daar extra opmerkingen en pijlen in een poging aan te geven wat er ook alweer precies moet gebeuren en wanneer. Geeft dit rust? Gaat dit goed? Herschrijf je regelmatig het een en ander? Hoeveel tijd kost dat (lees: hoeveel tijd gaat daar verloren)? En vergeet je dan echt niks?

Advies: creëer één heldere digitale lijst

Ik leer mensen werken met 1 digitale takenlijst voor taken die meer dan 2 minuten in beslag nemen*. Dat biedt overzicht en dus rust. Het stellen van prioriteiten gaat veel makkelijker en omdat het digitaal gaat kun je veel makkelijker schuiven met taken zonder alles regelmatig weer opnieuw op te hoeven schrijven. En schuiven doen we aan de lopende band, want geen dag verloopt zoals je ‘m bedacht had. We passen nieuwe to do’s steeds weer in en dat gaat op deze manier heel goed.

Ik weet dat er soms ook gedeelde takenlijsten zijn waar mensen ook mee (moeten) werken. Toch kun je ook dan vanuit jouw ene lijst plannen wanneer je bezig gaat zijn met die specifieke taken. Je maakt dan een “verwijstaak” aan waarmee je binnen jouw eigen planning tijd reserveert voor het werken aan die specifieke taken. Zo komt er dus 1 hoofdtaak in jouw lijst terug en kun je een en ander goed op elkaar afstemmen.

Ook werken we met “bewaaktaken”. Dat zijn taken die je plant om op een bepaald moment aan de bel te kunnen trekken bij een ander, als je nog ergens op wacht of als je wilt weten wat de status van iets is. Zo hoef je ook dat soort dingen niet vast proberen te houden in je hoofd (of te vergeten). Ook werken we met “latertaken” voor dingen die je nu nog geen datum kunt geven maar waar je later opnieuw naar wilt kijken. Dit kan ook het geval zijn voor ideeën die je genereert met je brein en zo dus makkelijk in de toekomst kunt parkeren. Je kunt het idee voor nu dan loslaten maar erop vertrouwen dat het op het juiste moment jouw aandacht weer krijgt.

Maar hoe creëer je die ene, digitale “nuttige” lijst? 

Via allerlei software heb je de mogelijkheid om een heldere takenlijst te creëren. Wat ik in eerste instantie aanraad is om, als dat technisch gezien mogelijk is, aan taken zowel een dag als een tijd te koppelen, zodat je als het ware voor elke dag een “dagplanning” creëert. Met zo’n dagplanning kun je een volgorde bepalen en dus ook makkelijker prioriteiten aangeven, ook binnen een dag.

In Outlook kun je dit bijvoorbeeld heel goed doen. Dat vraagt echter wel om het aanpassen van een aantal basisinstellingen.

Het kan overigens zijn dat je het, los van de vraag of het kan of niet, niet prettig vindt om te gedetailleerd met tijdstippen te werken. Dat kan te strak voelen. Hoe je dit ervaart is o.a. afhankelijk van het soort werk dat je doet maar ook van jouw persoonlijke voorkeuren. Je kunt er dan bewust voor kiezen om alleen op dag te plannen en eventueel wat extra steun te halen uit het werken met blokken.

Om een heldere lijst te creëren is het belangrijk om te werken met duidelijke, actieve taakomschrijvingen (tip: zorg ervoor dat er altijd een werkwoord in de omschrijving staat). Dat dwingt je namelijk tijdens het verwerken van jouw input** om goed na te denken over wat er precies moet gebeuren. In jouw overzicht zie je dan in 1 oogopslag wat er moet gebeuren, zodat je de taak zelf (met eventuele bijlagen of notities) pas echt weer hoeft te openen als je hem gaat uitvoeren.  

Als je één prettige, digitale takenlijst voor jezelf weet te creëren waarin je alles wat moet gebeuren kwijt kunt dan kun je ervoor zorgen dat jij in de lead blijft over jouw werk. Je wordt dan niet meer geleefd en kunt proactief handelen. Ook kun je jouw grenzen veel beter aangeven. Je kunt ze namelijk onderbouwen, vanuit overzicht, zowel voor jezelf als voor een ander. Zo creëer je ruimte.

*Taken die minder dan 2 minuten in beslag nemen kun je het beste direct doen zodra je ze tegenkomt tijdens het verwerken van jouw input (= de 2-minutenregel)

** Verwerken; vaak hebben we de neiging om onze kanalen heel regelmatig, bijna continu, te checken op nieuwe input. Ik raad je aan om dat niet te doen en slechts een paar keer per dag jouw nieuwe input te verwerken/plannen. Op die manier kun je zorgen voor veel meer focus en efficiëntie.